Wybór niszczarki często sprowadza się do porównania liczby kartek, pojemności kosza czy czasu pracy. Tymczasem to właśnie poziom bezpieczeństwa decyduje o tym, czy dokument po zniszczeniu będzie można odtworzyć. W wielu firmach jest to parametr znacznie ważniejszy niż wydajność urządzenia.
Poziomy bezpieczeństwa niszczarek określają stopień rozdrobnienia dokumentu oraz poziom ochrony informacji znajdujących się na nośniku. Im wyższy poziom, tym mniejsze ścinki powstają podczas niszczenia i tym trudniejsze staje się odzyskanie danych. Właśnie dlatego wybór odpowiedniej klasy powinien wynikać przede wszystkim z rodzaju dokumentów, które trafiają do niszczarki.
Najważniejsze informacje z artykułu
- Poziomy bezpieczeństwa niszczarek są określane przez normę DIN 66399.
- Poziomy P1–P3 sprawdzają się przy dokumentach bez poufnych danych.
- Poziomy P4 i P5 są najczęściej wybierane przez firmy przetwarzające dane osobowe oraz dokumentację księgową.
- P6 i P7 przeznaczone są do niszczenia dokumentów tajnych oraz ściśle tajnych.
- Dobór odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa wpływa zarówno na ochronę danych, jak i zgodność z procedurami obowiązującymi w organizacji.
Co oznaczają poziomy bezpieczeństwa niszczarek?
Krótka odpowiedź brzmi: określają wielkość ścinków powstających podczas niszczenia dokumentów. Od tego zależy możliwość odtworzenia informacji zapisanych na papierze.
Poziomy bezpieczeństwa niszczarek informują, jak dokładnie dokument zostanie zniszczony i jaki poziom ochrony danych zapewnia urządzenie.
Klasy bezpieczeństwa zostały opisane w normie DIN 66399, która zastąpiła starszą normę DIN 32757. Obecnie jest ona stosowana przez producentów na całym świecie i pozwala łatwo porównywać urządzenia różnych marek. Im wyższa cyfra przy oznaczeniu „P”, tym drobniejsze fragmenty powstają podczas niszczenia. Oznacza to większe bezpieczeństwo oraz znacznie mniejsze ryzyko odzyskania danych przez osoby nieuprawnione.
Przykładowo dokument zniszczony na poziomie P2 można jeszcze częściowo odtworzyć przy odpowiedniej ilości czasu. W przypadku poziomu P7 jest to praktycznie niemożliwe. Pamiętaj jednak, że wysoki poziom bezpieczeństwa nie zawsze oznacza najlepszy wybór. Dla wielu przedsiębiorstw korzystanie z niszczarki P7 byłoby zwyczajnie niepotrzebne i mniej wydajne.
Czym różnią się poziomy P1, P2 i P3?
Są przeznaczone przede wszystkim do dokumentów o niewielkiej wartości informacyjnej. Nie zapewniają ochrony danych poufnych.
Różnice między poziomami niszczarek P1–P3 dotyczą przede wszystkim wielkości ścinków oraz możliwości odczytania zniszczonych informacji. Poziom P1 stosowany jest głównie do niszczenia materiałów informacyjnych, reklam, gazet czy wydruków roboczych. Dokument zostaje podzielony na szerokie paski, dlatego nie powinien zawierać żadnych danych osobowych. P2 oferuje nieco większy poziom ochrony. Sprawdza się przy codziennych wydrukach wewnętrznych, notatkach czy dokumentach, które nie zawierają danych wrażliwych. P3 uznawany jest za minimalny poziom bezpieczeństwa w wielu biurach. Pozwala niszczyć dokumenty zawierające podstawowe informacje o klientach lub kontrahentach, jednak nie jest zalecany tam, gdzie przetwarzane są szczególnie chronione dane.
Warto wiedzieć
Poziomy P1–P3 spotyka się przede wszystkim w:
- domach,
- małych biurach,
- szkołach,
- punktach usługowych,
- recepcjach i sekretariatach.
Twoje biuro, nasz sprzęt, wspólny sukces!
Wyposażaj Biura w Przyszłość!
Coś się zepsuło? Nie panikuj, naprawimy to!
Kiedy warto wybrać niszczarkę P4 lub P5?
Dla większości przedsiębiorstw właśnie te poziomy stanowią najlepszy kompromis między bezpieczeństwem a wydajnością. To dlatego są najpopularniejszym wyborem w sektorze biznesowym.
Poziomy DIN niszczarek P4 i P5 są rekomendowane do dokumentów zawierających dane osobowe, informacje finansowe oraz dokumentację objętą obowiązkiem ochrony.
Na poziomie P4 niszczone są między innymi:
- faktury,
- umowy,
- dokumentacja kadrowa,
- dokumenty księgowe,
- korespondencja z klientami.
Takie rozdrobnienie znacząco utrudnia odtworzenie dokumentu i odpowiada potrzebom większości firm działających zgodnie z zasadami ochrony danych.
Poziom P5 zapewnia jeszcze wyższy stopień zabezpieczenia. Korzystają z niego kancelarie prawne, biura rachunkowe, placówki medyczne czy firmy obsługujące poufne informacje handlowe. W tych miejscach nawet częściowe odtworzenie dokumentu mogłoby prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych lub prawnych.
Co istotne, wiele przedsiębiorstw wybiera P5 również z myślą o bezpieczeństwie w przyszłości. Ilość danych przetwarzanych przez firmy stale rośnie, dlatego wyższy poziom ochrony staje się coraz bardziej uzasadniony.
Dlaczego poziomy P6 i P7 są przeznaczone do dokumentów tajnych?
Zapewniają najwyższy poziom ochrony informacji. Dokument po zniszczeniu zamienia się w bardzo drobne fragmenty praktycznie niemożliwe do odtworzenia.
Poziomy bezpieczeństwa niszczarek P6 i P7 przeznaczone są do niszczenia dokumentów tajnych oraz ściśle tajnych wymagających maksymalnej ochrony danych. Takie urządzenia znajdują zastosowanie przede wszystkim w administracji publicznej, służbach mundurowych, jednostkach wojskowych, instytucjach państwowych, laboratoriach badawczych oraz przedsiębiorstwach realizujących projekty o strategicznym znaczeniu.
W praktyce mogą być wykorzystywane również przez kancelarie obsługujące szczególnie wrażliwe sprawy, firmy z sektora obronnego czy organizacje przetwarzające informacje o najwyższym stopniu poufności.
Pro tip
Nie warto kupować niszczarki P7 wyłącznie dlatego, że jest „najbezpieczniejsza”. Jeżeli firma niszczy wyłącznie faktury i umowy handlowe, urządzenie P4 lub P5 zwykle okaże się rozwiązaniem bardziej wydajnym i ekonomicznym.
Jak norma DIN 66399 pomaga dobrać odpowiedni poziom bezpieczeństwa?
Norma DIN 66399 porządkuje sposób klasyfikacji niszczarek i nośników danych. Dzięki temu użytkownik może łatwo sprawdzić, czy dane urządzenie spełni wymagania dotyczące ochrony informacji.
Poziomy DIN niszczarek zostały opracowane w normie DIN 66399, która określa stopień rozdrobnienia dokumentów oraz poziom ochrony różnych nośników danych.
Litera „P” oznacza papier (Paper), natomiast sama norma obejmuje również inne materiały, takie jak płyty CD, dyski twarde, pendrive’y czy karty plastikowe. W przypadku dokumentów papierowych stosuje się właśnie oznaczenia P1–P7. Dzięki ujednoliconym wymaganiom można porównywać urządzenia różnych producentów bez analizowania wyłącznie opisów marketingowych. Wystarczy sprawdzić oznaczenie poziomu bezpieczeństwa, aby wiedzieć, do jakich zastosowań przeznaczona jest niszczarka.
Jak dobrać poziom bezpieczeństwa do rodzaju dokumentów?
Najpierw należy określić, jakie informacje trafiają do kosza. Dopiero później warto wybierać konkretny model urządzenia.
Różnice między poziomami niszczarek mają znaczenie tylko wtedy, gdy są dopasowane do rodzaju przetwarzanych dokumentów. Dobrym rozwiązaniem jest zadanie sobie prostego pytania: co stanie się, jeśli ktoś odzyska informacje z wyrzuconych dokumentów?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nic”, wystarczający może być poziom P2 lub P3. Jeśli jednak dokument zawiera dane osobowe, informacje finansowe, tajemnice przedsiębiorstwa lub poufne umowy, potrzebny będzie poziom P4 albo P5.
Najwyższe klasy bezpieczeństwa powinny być wybierane tam, gdzie obowiązują szczególne procedury ochrony informacji, a wyciek danych mógłby zagrozić bezpieczeństwu organizacji lub państwa.
Warto wiedzieć
Przykładowe zastosowanie poszczególnych poziomów wygląda następująco:
- P1–P2 – ulotki, katalogi, wydruki robocze.
- P3 – dokumenty wewnętrzne niewymagające wysokiej ochrony.
- P4 – dane osobowe, dokumentacja kadrowa, faktury, umowy.
- P5 – kancelarie, biura rachunkowe, placówki medyczne.
- P6–P7 – dokumenty tajne i ściśle tajne.
Czy RODO określa, jaki poziom niszczarki trzeba wybrać?
Nie. Przepisy nie wskazują konkretnego poziomu P.
RODO nakłada obowiązek skutecznego zabezpieczenia danych osobowych, ale nie narzuca stosowania niszczarki o określonej klasie bezpieczeństwa.
Administrator danych powinien dobrać sposób niszczenia dokumentów odpowiednio do ryzyka. W praktyce oznacza to, że dla większości przedsiębiorstw przetwarzających dane klientów odpowiednim wyborem będzie urządzenie klasy P4 lub P5. Jeżeli organizacja posiada własne procedury bezpieczeństwa albo działa w branży regulowanej, wymagania mogą być znacznie wyższe.
Czy najwyższy poziom bezpieczeństwa zawsze oznacza najlepszy wybór?
Nie. Najlepszy poziom to ten, który odpowiada rzeczywistym potrzebom organizacji.
Kupowanie urządzenia P7 do niewielkiego biura, w którym niszczone są jedynie wydruki robocze, zwykle nie przynosi dodatkowych korzyści. Taka niszczarka pracuje wolniej, rozdrabnia papier znacznie dokładniej i często ma mniejszą wydajność niż modele przeznaczone do codziennego użytku.
Z kolei wybór zbyt niskiego poziomu bezpieczeństwa może prowadzić do sytuacji, w której dane klientów, pracowników lub kontrahentów będzie można częściowo odczytać po zniszczeniu dokumentów. Najlepszą decyzją jest więc dopasowanie urządzenia do charakteru działalności, a nie kierowanie się wyłącznie najwyższą cyfrą przy oznaczeniu poziomu.
Dlaczego niszczarki P7 są tak ważne w miejscach przetwarzających informacje niejawne?
W niektórych organizacjach nawet niewielki wyciek informacji może mieć bardzo poważne konsekwencje. W takich przypadkach standardowe urządzenia nie zapewniają wystarczającej ochrony.
Niszczarki klasy P7 rozdrabniają dokumenty do niezwykle małych cząstek, praktycznie eliminując możliwość ich odtworzenia. To właśnie dlatego wykorzystuje się je w administracji publicznej, wojsku, służbach, instytutach badawczych czy przedsiębiorstwach realizujących projekty wymagające najwyższego poziomu poufności.
W ofercie ProEasy znajdują się również kompaktowe niszczarki P7. To rozwiązanie dla organizacji, które potrzebują najwyższego poziomu bezpieczeństwa, ale jednocześnie nie dysponują miejscem na duże urządzenia przemysłowe.
Najczęściej popełniane błędy podczas wyboru niszczarki
Najczęściej problemem nie jest wybór konkretnego producenta, ale niewłaściwe określenie potrzeb.
Przed zakupem warto zwrócić uwagę na kilka kwestii:
- wybieranie urządzenia wyłącznie na podstawie ceny,
- pomijanie poziomu bezpieczeństwa,
- kierowanie się jedynie liczbą jednorazowo niszczonych kartek,
- niedopasowanie urządzenia do rodzaju dokumentów,
- brak uwzględnienia przyszłych potrzeb firmy.
Dobrze dobrana niszczarka powinna zapewniać zarówno odpowiednią ochronę danych, jak i komfort codziennej pracy.
FAQ
Czy poziom P4 wystarczy do ochrony danych osobowych?
W większości przedsiębiorstw tak. Poziom P4 jest powszechnie uznawany za odpowiedni do niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe, umowy, faktury czy dokumentację kadrową. Jeżeli jednak firma przetwarza szczególnie wrażliwe informacje, warto rozważyć poziom P5.
Czym różni się P5 od P7?
P7 zapewnia znacznie większy stopień rozdrobnienia dokumentów niż P5. Jest przeznaczony do materiałów tajnych i ściśle tajnych, podczas gdy P5 najczęściej wykorzystują kancelarie, biura rachunkowe oraz placówki medyczne.
Czy każda firma potrzebuje niszczarki P7?
Nie. W większości przypadków wystarczające są urządzenia klasy P4 lub P5. Niszczarki P7 stosuje się przede wszystkim tam, gdzie obowiązują najwyższe wymagania dotyczące ochrony informacji.
Co oznacza skrót DIN w oznaczeniu niszczarki?
DIN odnosi się do niemieckiej normy określającej sposób klasyfikacji poziomów bezpieczeństwa. Obecnie stosowaną normą jest DIN 66399, która definiuje wymagania dla różnych nośników danych, w tym dokumentów papierowych.
Czy poziom bezpieczeństwa wpływa na szybkość pracy niszczarki?
Tak. Im wyższy poziom bezpieczeństwa, tym dokładniejsze rozdrobnienie dokumentów. Zwykle oznacza to mniejszą wydajność niż w przypadku urządzeń przeznaczonych do podstawowych zastosowań, jednak zapewnia zdecydowanie wyższy poziom ochrony informacji.